Supplier memberi informasi bahwa barang memiliki volume 0,8 CBM. Namun, setelah paket tiba di gudang China, hasil pengukuran menunjukkan 0,95 CBM. Pada kasus lain, supplier mencantumkan berat 80 kilogram, tetapi tim gudang mencatat lebih dari 90 kilogram.
Selisih seperti ini sering membuat importir bertanya-tanya. Apalagi ketika perbedaan ukuran ikut mengubah estimasi biaya pengiriman.
Namun, angka yang berbeda tidak selalu menunjukkan kesalahan pengukuran. Dalam proses import dari China, supplier dan gudang dapat mengukur barang pada kondisi yang berbeda. Supplier mungkin menggunakan spesifikasi produk atau estimasi sebelum packing, sedangkan gudang mengukur paket fisik yang benar-benar akan dikirim.
Karena itu, importir perlu memahami sumber perbedaannya sebelum membandingkan kedua data tersebut.
Kenapa Data Supplier dan Hasil Ukur Gudang Bisa Berbeda?
Perbedaan biasanya muncul karena informasi supplier belum menggambarkan kondisi akhir barang ketika masuk ke gudang pengiriman.
Berikut beberapa penyebab yang paling perlu diperhatikan.
1. Supplier Memberikan Ukuran Produk, Bukan Ukuran Karton Pengiriman
Ini menjadi salah satu sumber selisih yang paling mudah terlewat.
Supplier dapat memberikan ukuran barang berdasarkan dimensi produk, inner box, atau data katalog. Padahal, gudang mengukur karton luar yang digunakan untuk pengiriman.
Misalnya, satu produk memiliki kemasan berukuran relatif kecil. Namun, supplier memasukkan beberapa unit ke dalam master carton yang lebih besar. Supplier juga dapat menyisakan ruang untuk sekat atau material pelindung.
Akibatnya, dimensi paket yang tiba di gudang menjadi lebih besar daripada angka awal.
Karena itu, saat meminta estimasi dari supplier, jangan hanya bertanya:
“Berapa ukuran barangnya?”
Mintalah informasi yang lebih spesifik, seperti:
- ukuran outer carton;
- jumlah karton;
- jumlah unit per karton;
- gross weight setiap karton;
- ukuran setelah packing final.
Data tersebut lebih relevan untuk memperkirakan kebutuhan pengiriman.
2. Data Supplier Masih Berupa Estimasi Sebelum Packing
Supplier terkadang memberikan berat dan volume ketika produksi belum selesai.
Angka tersebut membantu pembeli membuat perkiraan awal, tetapi belum tentu menjadi ukuran akhir.
Setelah proses packing berlangsung, supplier mungkin menggunakan karton berbeda, mengubah jumlah unit per box, atau menambahkan material pelindung. Perubahan kecil pada satu karton mungkin terlihat tidak signifikan. Namun, jika pesanan terdiri dari puluhan karton, akumulasinya dapat menghasilkan selisih volume yang cukup terasa.
Oleh karena itu, bedakan antara data estimasi dan data packing final.
Jika Anda membutuhkan angka untuk menghitung biaya sebelum barang bergerak, tanyakan kepada supplier apakah ukuran yang diberikan berasal dari barang yang sudah selesai dikemas atau masih berdasarkan perkiraan produksi.
3. Supplier Menambahkan Material Pelindung
Barang tertentu membutuhkan perlindungan tambahan agar tidak mudah rusak selama perjalanan.
Supplier dapat menambahkan:
- bubble wrap;
- foam;
- pelindung sudut;
- sekat karton;
- double carton;
- peti kayu;
- material pengaman lainnya.
Tambahan tersebut dapat menaikkan berat sekaligus ukuran paket.
Misalnya, supplier awalnya memberikan dimensi berdasarkan satu karton standar. Setelah melihat produknya mudah pecah, supplier menambahkan lapisan karton dan foam. Paket menjadi sedikit lebih panjang, lebar, atau tinggi.
Untuk satu box, perubahan beberapa sentimeter mungkin terasa kecil. Namun, ketika jumlah karton banyak, total kubikasi dapat berubah.
Karena itu, perlindungan barang dan efisiensi ukuran perlu berjalan seimbang. Jangan meminta supplier mengurangi kemasan tanpa mempertimbangkan risiko kerusakan produk.
4. Jumlah dan Susunan Karton Berubah Saat Packing
Supplier tidak selalu mengemas barang sesuai rencana awal.
Misalnya, mereka memperkirakan 100 unit akan masuk ke lima karton. Setelah packing, ternyata setiap karton hanya dapat memuat 18 unit dengan aman. Supplier akhirnya menggunakan enam karton.
Jumlah produk tetap sama, tetapi total ruang yang digunakan berubah.
Hal yang sama dapat terjadi ketika satu pesanan memiliki banyak varian, warna, atau ukuran. Supplier mungkin memisahkan produk berdasarkan SKU agar lebih mudah dihitung sehingga jumlah karton bertambah.
Untuk itu, jangan hanya mencocokkan jumlah unit pesanan. Periksa juga berapa karton yang benar-benar dikirim.
5. Berat Supplier Bisa Mengacu pada Net Weight
Ketika supplier menuliskan berat barang, pastikan Anda mengetahui jenis berat yang mereka maksud.
Net weight hanya menggambarkan berat produk. Sementara itu, paket yang masuk ke gudang juga membawa karton, inner box, foam, plastik, dan material packing lainnya.
Karena itu, berat fisik setelah packing dapat lebih tinggi.
Situasi ini sering menimbulkan salah persepsi. Importir melihat data supplier 200 kg, lalu menganggap berat kiriman juga 200 kg. Padahal, angka tersebut mungkin hanya menunjukkan berat bersih produknya.
Sebelum barang dikirim dari supplier, mintalah gross weight setelah packing agar perbandingannya lebih relevan dengan hasil timbang gudang.
6. Kemasan Berubah Setelah Barang Tiba di Gudang
Tidak semua barang keluar dari gudang dalam kondisi yang sama seperti ketika supplier mengirimkannya.
Dalam kondisi tertentu, gudang dapat melakukan penanganan tambahan sesuai kebutuhan pengiriman. Misalnya, paket membutuhkan pengamanan tambahan atau penyesuaian packing sebelum masuk proses berikutnya.
Jika terdapat tambahan material, ukuran atau berat akhirnya tentu dapat berubah.
Sebaliknya, penataan ulang tertentu juga dapat membuat volume menjadi lebih efisien.
Karena itu, ketika melihat selisih data, perhatikan kapan pengukuran dilakukan:
- saat barang pertama tiba;
- setelah pemeriksaan;
- setelah penambahan perlindungan;
- atau setelah packing siap dikirim.
Perbandingan akan lebih akurat jika kedua angka berasal dari kondisi barang yang sama.
7. Bentuk Karton Tidak Selalu Sesuai Ukuran Nominal
Kardus yang berisi barang sampai penuh dapat menggembung pada bagian samping atau atas.
Selain itu, barang berukuran tidak beraturan bisa membuat karton sulit mempertahankan bentuk sempurna.
Dalam kondisi seperti ini, dimensi fisik paket dapat sedikit lebih besar dibanding ukuran karton yang tercetak pada spesifikasi supplier.
Hal tersebut terutama perlu diperhatikan pada barang seperti tekstil padat, produk berbentuk tidak beraturan, perlengkapan berbahan empuk, atau karton yang terisi sangat penuh.
Gudang perlu melihat ukuran aktual karena ruang di dalam pengiriman mengikuti bentuk fisik paket, bukan hanya angka yang tercantum dalam katalog kemasan.
Selisih Kecil Bisa Terasa Besar Jika Jumlah Karton Banyak
Perbedaan beberapa sentimeter pada satu kardus sering terlihat sepele. Namun, hasilnya berbeda ketika Anda mengirim puluhan atau ratusan karton.
Bayangkan supplier memberikan ukuran karton yang sedikit lebih kecil daripada kondisi sebenarnya. Jika hanya ada dua kardus, selisih total mungkin tidak terlalu terasa.
Namun, ketika terdapat 80 karton dengan perbedaan dimensi yang sama, tambahan volumenya akan terakumulasi.
Inilah alasan importir sebaiknya tidak hanya melihat besarnya selisih pada satu paket. Perhatikan juga:
- jumlah karton;
- total volume awal;
- total hasil pengukuran;
- persentase perbedaan keseluruhan.
Dengan cara tersebut, Anda dapat menentukan apakah perbedaannya masih masuk akal atau perlu dikonfirmasi lebih lanjut.
Apa yang Harus Dilakukan Jika Data Gudang Berbeda Jauh?
Selisih kecil masih mungkin muncul karena kondisi packing. Namun, apabila hasil pengukuran berubah cukup signifikan, jangan langsung menyetujui atau menolak angka tersebut.
Telusuri sumber perbedaannya terlebih dahulu.
1. Cocokkan Jumlah Karton
Mulailah dari informasi paling sederhana.
Periksa apakah jumlah karton dari supplier sesuai dengan barang yang diterima gudang.
Jika supplier menginformasikan 10 karton tetapi gudang menerima 12 karton, perbedaan volume tentu perlu ditelusuri dari perubahan packing tersebut.
Sebaliknya, jika jumlah karton sama, Anda dapat melanjutkan pengecekan pada dimensi masing-masing paket.
2. Minta Data Packing Final dari Supplier
Bandingkan hasil gudang dengan informasi setelah supplier selesai melakukan packing.
Idealnya, data tersebut mencakup:
- jumlah karton;
- ukuran setiap jenis karton;
- gross weight;
- jumlah barang per karton.
Jangan menggunakan ukuran produk dari halaman marketplace sebagai pembanding karena spesifikasi tersebut belum tentu menggambarkan kondisi paket pengiriman.
3. Periksa Apakah Ada Packing Tambahan
Cari tahu apakah paket mengalami perubahan setelah keluar dari supplier.
Misalnya, apakah supplier menggunakan double carton? Apakah ada peti kayu? Apakah gudang menambahkan perlindungan? Atau apakah jumlah box berubah?
Dengan mengetahui titik perubahan tersebut, Anda dapat mengetahui mengapa data akhirnya tidak sama dengan estimasi awal.
4. Minta Dokumentasi Jika Selisihnya Signifikan
Jika perbedaannya cukup besar, dokumentasi membantu Anda memeriksa kondisi fisik barang.
Foto paket dapat memperlihatkan jumlah karton dan bentuk packing. Sementara itu, informasi hasil pengukuran dapat membantu mencocokkan dimensi aktual.
Tujuannya bukan sekadar mempertanyakan angka dari gudang, melainkan menemukan sumber selisih secara objektif.
Jangan Menggunakan Data Marketplace sebagai Patokan Ongkir Final
Pembeli di 1688, Alibaba, Taobao, atau platform lain sering menggunakan spesifikasi yang tercantum pada halaman produk untuk memperkirakan biaya.
Informasi tersebut berguna sebagai referensi awal. Namun, jangan menganggapnya sebagai ukuran pengiriman final.
Data produk dapat merujuk pada:
- ukuran satu unit;
- ukuran kemasan retail;
- berat bersih;
- spesifikasi dari katalog;
- atau informasi yang belum memasukkan outer carton.
Sementara itu, barang yang dikirim ke Indonesia biasanya sudah berada dalam kemasan logistik.
Karena itu, gunakan data marketplace untuk membuat perkiraan awal, lalu perbarui perhitungan setelah supplier memberikan informasi packing aktual.
Pendekatan ini membuat perencanaan import dari China lebih realistis sejak sebelum barang tiba di gudang.
Cara Mengurangi Risiko Estimasi CBM Melenceng Sejak Awal
Anda memang tidak dapat memastikan ukuran akhir sebelum supplier benar-benar selesai packing. Namun, Anda dapat memperkecil perbedaannya dengan meminta data yang tepat sejak awal.
Sebelum melakukan pengiriman domestik China, mintalah supplier memberikan:
- jumlah outer carton;
- ukuran masing-masing karton setelah packing;
- gross weight per karton;
- jumlah unit dalam setiap karton;
- foto paket setelah selesai dikemas.
Untuk pesanan besar atau pembelian berulang, simpan data aktual dari pengiriman sebelumnya.
Dengan demikian, Anda memiliki acuan yang lebih baik untuk pembelian berikutnya. Jika supplier, produk, jumlah per karton, dan metode packing tetap sama, data historis dapat membantu membuat estimasi yang lebih mendekati kondisi sebenarnya.
Namun, lakukan pengecekan ulang ketika jumlah pesanan, bahan kemasan, atau susunan produknya berubah.
Data Gudang Lebih Relevan untuk Menentukan Kondisi Barang yang Akan Dikirim
Supplier memegang informasi penting mengenai produk dan proses produksinya. Namun, ketika berbicara mengenai kebutuhan ruang dan berat barang yang benar-benar masuk ke proses pengiriman, kondisi fisik paket menjadi acuan yang lebih relevan.
Itulah sebabnya pengukuran ulang di gudang memiliki peran penting dalam proses import dari China.
Perbedaan angka tidak selalu berarti salah satu pihak melakukan kesalahan. Bisa jadi supplier menggunakan net weight, memberikan estimasi sebelum packing, menghitung ukuran produk, atau memakai konfigurasi karton yang akhirnya berubah.
Karena itu, ketika menemukan selisih, jangan hanya membandingkan dua angka. Periksa apa yang diukur, kapan pengukuran dilakukan, serta bagaimana kondisi packing pada saat itu.
Dengan kebiasaan tersebut, Anda dapat memperkirakan biaya pengiriman dengan lebih tepat sekaligus mengurangi kejutan ketika barang sudah sampai di gudang China.
