Supplier sudah memberikan nomor resi. Beberapa hari kemudian, status menunjukkan barang telah diterima gudang China. Namun, barang belum juga masuk jadwal pengiriman ke Indonesia.
Kondisi seperti ini tidak selalu berarti terjadi masalah.
Barang yang sudah sampai di gudang belum tentu langsung siap diberangkatkan. Tim gudang masih perlu memastikan barang sesuai dengan data pengiriman, mengecek kondisi kemasan, menunggu instruksi, atau menyesuaikannya dengan jadwal keberangkatan.
Terlebih jika Anda membeli dari beberapa supplier, setiap paket bisa tiba pada waktu yang berbeda.
Karena itu, ketika menggunakan jasa forwarder china, penting untuk membedakan barang yang memang sedang menjalani proses normal di gudang dengan barang yang tertahan karena terdapat informasi atau persyaratan yang belum lengkap.
Berikut beberapa penyebab yang paling sering perlu diperiksa.
Penyebab Barang Belum Dikirim Dari Gudang Konsolidasi
1. Barang dari Supplier Lain Belum Sampai
Jika Anda meminta konsolidasi, barang yang pertama tiba biasanya tidak langsung diberangkatkan.
Misalnya, Anda membeli produk dari empat supplier. Barang supplier A, B, dan C sudah berada di gudang, sementara supplier D belum mengirim pesanannya.
Dalam kondisi tersebut, tiga paket pertama perlu menunggu jika Anda ingin menggabungkan semuanya ke dalam satu pengiriman.
Jangan hanya bertanya apakah barang sudah masuk gudang. Pastikan juga apakah seluruh pesanan yang ingin dikonsolidasikan sudah lengkap.
Jika satu supplier mengalami keterlambatan cukup lama, Anda dapat mempertimbangkan mengirim barang yang sudah tersedia terlebih dahulu dan memasukkan sisanya ke batch berikutnya.
2. Barang Sudah Tiba, tetapi Belum Teridentifikasi
Gudang menerima banyak paket dari supplier berbeda. Oleh karena itu, setiap kiriman memerlukan identitas yang jelas agar tim dapat mencocokkannya dengan pemilik barang.
Masalah dapat terjadi ketika supplier tidak mencantumkan kode pelanggan, shipping mark, nomor pesanan, atau informasi lain yang diminta oleh gudang.
Akibatnya, paket secara fisik memang sudah tiba, tetapi tim belum dapat memasukkannya ke data pengiriman Anda.
Untuk menghindari kondisi tersebut, sebelum supplier mengirim barang, pastikan mereka menggunakan identitas sesuai petunjuk jasa forwarder china yang Anda gunakan.
Simpan juga nomor resi domestik China. Nomor tersebut membantu tim menelusuri paket ketika terdapat perbedaan informasi pada label.
3. Jumlah atau Kondisi Paket Tidak Sesuai Informasi Supplier
Barang yang tiba di gudang perlu dicocokkan dengan informasi awal.
Misalnya, supplier memberi tahu bahwa mereka mengirim 10 kardus, tetapi gudang hanya menerima 9 kardus. Bisa juga jumlahnya benar, tetapi salah satu kemasan terlihat rusak atau terbuka.
Dalam situasi tersebut, sebaiknya jangan terburu-buru memberangkatkan barang.
Importir perlu mengetahui lebih dahulu apakah kekurangan terjadi karena supplier mengirim barang secara terpisah, kurir domestik belum mengantarkan seluruh paket, atau terdapat masalah lain selama perjalanan menuju gudang.
Begitu pula jika kemasan mengalami kerusakan. Selama barang masih berada di China, Anda masih memiliki kesempatan untuk meminta penjelasan atau solusi dari supplier.
4. Data Barang Belum Lengkap
Forwarder membutuhkan informasi yang sesuai dengan barang yang akan dikirim.
Jenis produk, jumlah koli, berat, ukuran, serta karakter barang dapat mempengaruhi penanganan dan metode pengiriman.
Masalah muncul ketika informasi yang diberikan terlalu umum.
Contohnya, importir hanya menuliskan “aksesoris”, padahal barang sebenarnya mengandung baterai. Pada kasus lain, barang berupa cairan, magnet, bubuk, atau produk tertentu yang membutuhkan pengecekan tambahan.
Karena itu, berikan nama dan spesifikasi barang dengan jelas sejak awal.
Informasi yang tepat membantu jasa forwarder china menentukan apakah barang dapat mengikuti jalur pengiriman yang dipilih atau membutuhkan penanganan berbeda.
5. Packing Belum Sesuai untuk Pengiriman Internasional
Packing dari supplier tidak selalu langsung siap untuk perjalanan ke Indonesia.
Supplier mungkin hanya menyiapkan kemasan untuk pengiriman domestik China. Kardus tipis, kemasan yang longgar, atau perlindungan yang minim mungkin masih cukup untuk perjalanan antarkota, tetapi belum tentu sesuai untuk proses pengiriman internasional.
Barang fragile menjadi contoh yang mudah.
Jika produk pecah belah tiba hanya menggunakan kardus biasa, barang mungkin membutuhkan bubble wrap, foam, peti kayu, atau perlindungan tambahan sebelum berangkat.
Begitu juga dengan paket yang kardusnya rusak saat perjalanan dari supplier menuju gudang.
Proses pengemasan tambahan tentu membutuhkan waktu. Namun, langkah tersebut lebih masuk akal daripada memberangkatkan barang dengan kondisi packing yang berisiko.
6. Berat dan Ukuran Aktual Perlu Dikonfirmasi
Informasi dari supplier belum tentu sama dengan kondisi barang yang tiba di gudang.
Supplier mungkin memberikan ukuran sebelum packing selesai atau hanya mencantumkan berat produk. Setelah tim gudang melakukan pengukuran, berat maupun volume akhirnya dapat berbeda.
Perbedaan tersebut penting karena dapat mempengaruhi estimasi ongkos pengiriman.
Misalnya, supplier memperkirakan barang memiliki volume 0,8 CBM, tetapi setelah seluruh karton diukur hasilnya mencapai 1 CBM.
Sebelum melanjutkan pengiriman, importir sebaiknya mengetahui perubahan tersebut terlebih dahulu agar tidak terkejut ketika biaya aktual berbeda dari estimasi awal.
7. Barang Membutuhkan Penanganan atau Pemeriksaan Tambahan
Tidak semua barang dapat diperlakukan seperti produk umum.
Beberapa barang mempunyai karakteristik yang membutuhkan perhatian lebih sebelum dikirim. Misalnya, produk yang mengandung baterai, cairan, bubuk, magnet, mesin tertentu, atau barang dengan material khusus.
Gudang atau forwarder perlu memastikan karakter barang terlebih dahulu sebelum menentukan proses selanjutnya.
Karena itu, jika barang Anda termasuk kategori yang tidak umum, jangan hanya mengandalkan nama produk dari marketplace.
Sampaikan bahan, fungsi, komponen, dan informasi penting lainnya sejak awal. Langkah tersebut membantu mengurangi risiko barang baru diketahui membutuhkan penanganan berbeda setelah tiba di gudang.
8. Barang Melewati Cut-Off Keberangkatan
Barang sudah lengkap dan siap dikirim, tetapi belum tentu dapat langsung masuk keberangkatan terdekat.
Dalam pengiriman cargo, terdapat jadwal operasional dan batas waktu penerimaan untuk setiap batch.
Misalnya, batas penerimaan untuk satu jadwal sudah ditutup pada hari Selasa. Barang Anda baru selesai diproses pada hari Rabu.
Dalam kondisi tersebut, barang kemungkinan perlu mengikuti jadwal berikutnya.
Itulah sebabnya status “sudah sampai gudang” berbeda dengan “sudah masuk jadwal keberangkatan”.
Jika waktu pengiriman menjadi prioritas, tanyakan sejak awal mengenai jadwal dan cut-off agar supplier dapat mengirim barang ke gudang lebih awal.
9. Jadwal Pengiriman Mengalami Kepadatan
Pada periode tertentu, volume barang dari China dapat meningkat.
Kondisi tersebut biasanya lebih terasa menjelang musim belanja, periode produksi tinggi, atau libur panjang di China. Banyak supplier dan importir mengejar pengiriman pada waktu yang berdekatan sehingga kapasitas pengiriman menjadi lebih padat.
Barang yang tiba terlalu dekat dengan periode tersebut mungkin membutuhkan waktu lebih panjang sebelum mendapat jadwal.
Karena itu, untuk barang yang memiliki target tiba tertentu di Indonesia, jangan mengatur pengiriman supplier terlalu dekat dengan batas waktu yang dibutuhkan.
Sisakan waktu untuk proses gudang dan kemungkinan perubahan jadwal.
10. Importir Belum Memberikan Instruksi Pengiriman
Ada juga kondisi ketika barang sebenarnya sudah siap, tetapi pihak forwarder masih menunggu keputusan pemilik barang.
Contohnya, Anda belum menentukan apakah barang akan dikirim sekarang atau menunggu supplier lain. Bisa juga Anda masih mempertimbangkan pengiriman laut atau udara.
Pada tahap ini, barang akan tetap berada di gudang sampai terdapat instruksi yang jelas.
Situasi ini sering terjadi pada importir yang membeli secara bertahap dari banyak toko.
Karena itu, setelah seluruh barang yang dibutuhkan masuk, segera informasikan rencana pengirimannya. Jangan berasumsi barang otomatis berangkat hanya karena sudah diterima gudang.
Bagaimana Mengetahui Barang Hanya Menunggu Proses atau Benar-Benar Tertahan?
Jika barang belum bergerak, jangan langsung menyimpulkan terjadi keterlambatan.
Mulailah dengan mengecek statusnya secara spesifik.
Anda dapat menanyakan:
- apakah barang sudah teridentifikasi atas nama atau kode Anda;
- apakah jumlah koli sudah lengkap;
- apakah masih ada supplier yang belum mengirim;
- apakah packing memerlukan penyesuaian;
- apakah data barang sudah lengkap;
- apakah berat dan volume sudah selesai diukur;
- apakah barang sudah masuk jadwal keberangkatan;
- jika belum, apa yang masih perlu diselesaikan.
Pertanyaan tersebut jauh lebih membantu dibanding hanya bertanya, “Kenapa barang saya belum dikirim?”
Anda akan mengetahui posisi barang sekaligus langkah berikutnya yang perlu dilakukan.
Kapan Importir Perlu Segera Menindaklanjuti?
Menunggu beberapa tahap proses di gudang merupakan hal yang wajar. Namun, Anda perlu segera meminta penjelasan apabila status tidak berubah tanpa alasan yang jelas.
Terutama jika supplier sudah memastikan semua barang terkirim, jumlah paket lengkap, data produk sudah diberikan, dan tidak ada permintaan tambahan terkait packing atau dokumen.
Dalam kondisi seperti itu, mintalah status yang lebih spesifik.
Misalnya:
- Barang masih menunggu apa?
- Apakah ada data yang belum lengkap?
- Apakah sudah mendapat jadwal keberangkatan?
- Jika belum, kapan jadwal berikutnya?
Komunikasi seperti ini membantu Anda membuat keputusan bisnis, terutama jika barang tersebut berkaitan dengan stok yang mulai habis, pesanan pelanggan, atau jadwal penjualan.
Jasa Forwarder China Membantu Memberikan Kejelasan Status Barang
Salah satu hal penting saat memilih jasa forwarder china bukan hanya tarif pengiriman.
Importir juga membutuhkan informasi yang jelas mengenai posisi dan kondisi barang.
Forwarder yang menangani gudang di China dapat membantu mengecek barang yang masuk, mencocokkan identitas paket, melakukan pengukuran, mengatur konsolidasi, serta menginformasikan tahapan sebelum barang diberangkatkan ke Indonesia.
Dengan informasi tersebut, Anda dapat mengetahui apakah barang:
- masih menunggu supplier lain;
- membutuhkan penyesuaian packing;
- memiliki perbedaan data;
- belum lengkap;
- atau sudah menunggu jadwal pengiriman.
Kejelasan status seperti ini sangat membantu, terutama ketika Anda mengelola pembelian dari beberapa supplier sekaligus.
Dengan komunikasi yang jelas bersama jasa forwarder china, Anda dapat mengetahui penyebab barang belum bergerak dan menentukan langkah yang perlu dilakukan tanpa sekadar menunggu tanpa kepastian.
