Membeli barang dari beberapa supplier China dapat membantu importir mendapatkan variasi produk, harga, dan jumlah pesanan yang lebih fleksibel. Namun, semakin banyak supplier yang terlibat, semakin penting pula mengatur waktu kedatangan setiap pesanan.
Masalah biasanya muncul ketika barang pertama sudah masuk gudang, sedangkan pesanan lain belum kunjung datang. Barang tersebut akhirnya menunggu lebih lama dari rencana. Jika kondisi ini terus berlangsung, masa penyimpanan dapat bertambah dan biaya operasional gudang ikut meningkat.
Situasi tersebut cukup sering terjadi saat import dari China, khususnya ketika importir membeli produk dari beberapa kota atau supplier dengan waktu produksi yang berbeda.
Karena itu, strategi konsolidasi sebaiknya tidak berhenti pada keputusan untuk mengumpulkan barang dalam satu gudang. Importir juga perlu mengatur kapan supplier mengirim pesanan, berapa lama barang boleh menunggu, serta kapan satu batch harus segera diberangkatkan.
Mengapa Barang Bisa Terlalu Lama Menumpuk di Gudang China?
Barang yang berada di gudang konsolidasi tidak selalu langsung berangkat setelah tiba. Gudang perlu menunggu instruksi, mencocokkan identitas paket, menerima pesanan lain, atau menyesuaikan jadwal pengiriman.
Sebagai contoh, Anda membeli produk dari lima supplier.
Supplier A mengirim barang pada tanggal 2. Supplier B dan C menyusul tanggal 5. Namun, supplier D baru menyelesaikan produksi tanggal 15, sedangkan supplier E memberitahu bahwa stok baru tersedia tanggal 22.
Dalam kondisi seperti ini, barang dari supplier A dapat berada di gudang selama beberapa minggu hanya karena seluruh pesanan ingin dikirim dalam satu batch.
Sekilas keputusan tersebut terlihat hemat karena Anda menggabungkan beberapa pesanan. Namun, apabila waktu tunggu terlalu panjang, penghematan dari konsolidasi bisa berkurang karena muncul biaya penyimpanan atau biaya penanganan tambahan.
Oleh sebab itu, importir perlu melihat konsolidasi sebagai persoalan sinkronisasi waktu, bukan hanya penggabungan barang.
6 Penyebab Biaya Gudang Membengkak
Biaya gudang biasanya meningkat bukan karena konsolidasi itu sendiri, melainkan karena barang terlalu lama menunggu sebelum masuk jadwal pengiriman. Kondisi ini sering muncul ketika importir membeli dari beberapa supplier dengan waktu produksi dan pengiriman yang berbeda.
Beberapa penyebab yang perlu diperhatikan antara lain:
1. Waktu Kedatangan Antar-Supplier Terlalu Jauh
Supplier ready stock dapat mengirim dalam hitungan hari, sedangkan supplier barang custom atau private label mungkin membutuhkan beberapa minggu. Selisih waktu tersebut membuat barang yang datang lebih awal harus menunggu lebih lama di gudang.
2. Supplier Terlambat Menyelesaikan Pesanan
Satu supplier yang mengubah jadwal produksi dapat menahan seluruh batch konsolidasi. Masalah semakin besar ketika importir terus menunggu tanpa menetapkan batas waktu keberangkatan.
3. Terus Menambahkan Pesanan ke Batch yang Sama
Keinginan untuk menggabungkan sebanyak mungkin barang memang terlihat lebih hemat. Namun, setiap pesanan baru membawa jadwal produksi dan pengiriman yang berbeda. Akibatnya, batch yang sebenarnya sudah siap justru tertunda.
4. Barang Datang Mendekati Libur atau Peak Season China
Libur panjang dan periode logistik padat dapat memperlambat produksi, pengiriman domestik, hingga aktivitas gudang. Jika sebagian barang sudah tiba sebelum periode tersebut, barang dapat tertahan lebih lama sampai pesanan lainnya menyusul.
5. Paket Tidak Memiliki Identitas yang Lengkap
Kode pelanggan, nama supplier, nomor pesanan, dan nomor resi membantu gudang mengenali barang dengan cepat. Paket tanpa identitas yang jelas dapat memperlambat pencatatan dan proses konsolidasi.
6. Importir Tidak Mengetahui Ketentuan Penyimpanan Gudang
Setiap gudang dapat memiliki masa penyimpanan dan ketentuan biaya yang berbeda. Jika importir tidak mengetahui batas penyimpanan sejak awal, barang berisiko melewati periode yang direncanakan dan menimbulkan biaya tambahan.
Karena itu, pengelolaan waktu menjadi bagian penting dalam proses import dari China, terutama ketika pembelian melibatkan banyak supplier sekaligus.
Cara Menghindari Biaya Gudang Membengkak Saat Konsolidasi
Setelah mengetahui penyebabnya, importir dapat mengendalikan biaya dengan mengatur arus barang sebelum supplier mulai mengirim.
1. Petakan Jadwal Setiap Supplier
Sebelum memberikan instruksi pengiriman ke gudang, catat estimasi produksi dan kedatangan setiap pesanan.
Informasi yang perlu dicatat cukup sederhana:
- nama supplier;
- jenis barang;
- estimasi produksi selesai;
- perkiraan tanggal pengiriman;
- estimasi tiba di gudang;
- nomor resi domestik China.
Dari data tersebut, Anda dapat melihat supplier mana yang berpotensi datang terlalu cepat atau terlalu lambat.
Sebagai contoh, jika empat supplier dapat mengirim dalam satu minggu sementara satu supplier membutuhkan tiga minggu, pertimbangkan sejak awal apakah seluruh barang memang perlu masuk ke batch yang sama.
2. Tetapkan Cut-Off untuk Setiap Batch
Jangan menunggu barang tanpa batas waktu.
Tentukan tanggal terakhir barang dapat masuk dalam satu periode konsolidasi. Misalnya, semua barang yang tiba sebelum tanggal 18 masuk pengiriman pertama, sedangkan barang setelah tanggal tersebut masuk batch berikutnya.
Dengan sistem ini, satu supplier yang terlambat tidak harus menahan seluruh pesanan.
Bagi bisnis yang rutin melakukan import dari China, cut-off juga membantu menjaga jadwal kedatangan stok lebih konsisten.
3. Pisahkan Ready Stock dan Barang dengan Lead Time Panjang
Jangan selalu menggabungkan barang ready stock dengan produk custom, pre-order, atau private label.
Kelompokkan berdasarkan waktu kesiapan barang. Produk yang bisa dikirim dalam beberapa hari dapat masuk batch cepat, sedangkan barang yang masih menjalani proses produksi masuk batch berikutnya.
Pendekatan ini mengurangi risiko produk ready stock menghabiskan waktu berminggu-minggu di gudang hanya untuk menunggu satu pesanan.
4. Berhenti Menambah Barang Saat Batch Sudah Siap
Saat sebagian besar barang sudah lengkap, tetapkan keputusan untuk memberangkatkan batch tersebut.
Menambahkan pesanan baru pada tahap akhir dapat memunculkan keterlambatan baru. Bahkan ketika supplier menyatakan barang tersedia, masalah stok atau pengiriman domestik masih dapat terjadi.
Lebih aman memasukkan pembelian berikutnya ke batch selanjutnya daripada terus mengubah jadwal keberangkatan.
5. Sesuaikan Konsolidasi dengan Kalender Logistik China
Periksa jadwal produksi dan pengiriman sebelum periode libur panjang atau musim logistik yang padat.
Jika barang diperkirakan datang dalam waktu yang terlalu berjauhan, Anda dapat memilih mengirim batch yang sudah lengkap sebelum aktivitas melambat.
Perencanaan ini membantu menghindari kondisi ketika sebagian barang sudah berada di gudang, sementara pesanan lainnya baru bergerak setelah operasional kembali normal.
6. Pantau Lama Penyimpanan dan Tentukan Kapan Harus Mengirim
Sebelum menggunakan gudang konsolidasi, pahami ketentuan penyimpanannya. Tanyakan kapan masa penyimpanan mulai dihitung, berapa lama barang dapat menunggu, serta apakah terdapat perlakuan berbeda untuk barang berukuran besar.
Kemudian, pantau berapa lama barang pertama sudah berada di gudang.
Jika sebagian besar pesanan sudah lengkap sedangkan satu supplier belum memberikan jadwal pasti, bandingkan biaya menunggu dengan keputusan memberangkatkan barang lebih dahulu.
Jangan hanya menghitung selisih ongkos kirim. Pertimbangkan juga kebutuhan stok, jadwal penjualan, serta modal yang masih tertahan pada barang tersebut.
Pahami Konsolidasi Barang Agar Barang Tidak Menumpuk
Tujuan konsolidasi bukan mengumpulkan barang sebanyak mungkin dalam satu pengiriman. Strategi ini justru bekerja lebih efektif ketika importir dapat menentukan barang mana yang layak ditunggu dan kapan satu batch harus diberangkatkan.
Karena itu, koordinasikan jadwal supplier, gunakan cut-off yang jelas, pisahkan pesanan dengan lead time berbeda, dan pantau lama penyimpanan secara berkala.
Dengan pengaturan tersebut, proses import dari China tetap mendapatkan manfaat konsolidasi tanpa membuat barang menumpuk terlalu lama di gudang.
Kapan Sebaiknya Berhenti Menunggu dan Mulai Mengirim?
Tidak ada angka tunggal yang berlaku untuk semua jenis barang. Namun, Anda dapat menggunakan tiga pertanyaan sederhana.
- Pertama, berapa lama barang yang sudah lengkap akan menunggu?
Jika selisih kedatangan hanya satu atau dua hari, menunggu mungkin masih masuk akal. Namun, jika supplier lain baru selesai beberapa minggu lagi, lakukan perhitungan ulang.
- Kedua, seberapa penting barang yang sudah tiba bagi bisnis?
Jika stok di Indonesia hampir habis, menunda keberangkatan dapat menciptakan kerugian yang lebih besar daripada menghemat satu kali pengiriman.
- Ketiga, apakah supplier yang ditunggu memberikan jadwal yang pasti?
Jangan menahan satu batch hanya berdasarkan janji “segera dikirim”. Mintalah tanggal yang lebih jelas agar Anda dapat membuat keputusan.
Konsolidasi yang Efisien Membutuhkan Kendali Waktu
Mengumpulkan barang dari beberapa supplier memang dapat menyederhanakan pengiriman. Namun, konsolidasi yang tidak terencana justru dapat menciptakan biaya dan waktu tunggu tambahan.
Kuncinya terletak pada pengaturan jadwal.
Samakan estimasi kedatangan antar supplier, tentukan batas waktu setiap batch, catat nomor resi domestik, pahami ketentuan penyimpanan gudang, lalu evaluasi supplier yang berpotensi menahan seluruh pengiriman.
Dengan pola tersebut, proses import dari China menjadi lebih terukur. Anda tidak hanya mengendalikan ongkos kirim, tetapi juga menjaga perputaran stok dan modal agar tetap sehat.
Blastindo Cargo membantu kebutuhan import China – Indonesia, termasuk pengelolaan barang dari supplier hingga proses konsolidasi di gudang China. Sebelum mengirim pesanan dari beberapa supplier, Anda dapat mengatur rencana kedatangan barang terlebih dahulu agar proses konsolidasi berjalan lebih terarah dan sesuai kebutuhan pengiriman bisnis Anda.
