Dalam proses import dari China, supplier tidak selalu mengirim barang sesuai jadwal yang sudah disepakati. Produksi bisa mundur, stok belum lengkap, proses packing membutuhkan waktu lebih lama, atau pengiriman domestik di China mengalami keterlambatan.
Masalah menjadi lebih terasa ketika Anda membeli dari beberapa supplier dan berencana menggabungkan seluruh barang di gudang forwarder.
Misalnya, barang dari empat supplier sudah tiba di gudang, tetapi satu supplier belum juga mengirim. Jika seluruh pesanan harus masuk ke batch yang sama, keterlambatan satu supplier dapat memengaruhi jadwal pengiriman barang lainnya.
Karena itu, keterlambatan supplier bukan hanya persoalan kapan paket tiba di gudang. Kondisi tersebut dapat mempengaruhi konsolidasi, jadwal keberangkatan, ketersediaan stok, hingga biaya yang perlu Anda keluarkan.
Kenapa Supplier Bisa Terlambat Mengirim Barang?
Sebelum menentukan tindakan, cari tahu terlebih dahulu penyebab keterlambatannya.
Beberapa kondisi yang umum terjadi antara lain:
- produksi belum selesai;
- stok ternyata tidak tersedia;
- bahan baku datang terlambat;
- pesanan custom membutuhkan waktu tambahan;
- supplier masih menunggu pembayaran;
- proses quality control belum selesai;
- jumlah barang belum lengkap;
- supplier mengalami antrian produksi;
- pengiriman domestik China terlambat;
- operasional terganggu karena periode libur atau kepadatan pesanan.
Penyebab tersebut penting karena setiap situasi membutuhkan keputusan yang berbeda.
Jika supplier hanya terlambat satu atau dua hari dan sudah memberikan nomor resi, menunggu mungkin masih masuk akal. Namun, jika supplier terus mengubah jadwal tanpa kepastian, Anda perlu mempertimbangkan dampaknya terhadap seluruh pengiriman.
Akibat Barang Tertahan atau Terlambat DIkirim
1. Barang dari Supplier Lain Harus Menunggu Lebih Lama
Dampak pertama terlihat pada proses konsolidasi.
Saat Anda membeli dari beberapa supplier, gudang forwarder menjadi tempat untuk mengumpulkan seluruh paket sebelum dikirim ke Indonesia.
Jika empat supplier sudah mengirim sedangkan satu supplier terlambat, barang yang sudah tiba harus menunggu apabila Anda tetap ingin menggabungkan semuanya.
Karena itu, jangan hanya menanyakan kapan supplier terakhir akan mengirim. Bandingkan juga apakah waktu menunggu tersebut masih sebanding dengan manfaat konsolidasi.
2. Pengiriman Bisa Melewati Jadwal Keberangkatan
Gudang forwarder memiliki jadwal operasional dan cut-off untuk setiap batch pengiriman.
Jika barang supplier datang setelah batas waktu tersebut, pesanan Anda mungkin tidak bisa mengikuti keberangkatan yang sebelumnya direncanakan.
Akibatnya, barang perlu menunggu jadwal berikutnya.
Situasi ini menjadi penting ketika Anda memiliki target barang tiba di Indonesia pada waktu tertentu, misalnya untuk:
- periode promosi;
- peluncuran produk;
- kebutuhan produksi;
- stok toko yang mulai menipis;
- pesanan pelanggan;
- musim penjualan tertentu.
Selisih keterlambatan supplier beberapa hari dapat berubah menjadi penundaan yang lebih panjang jika barang kehilangan satu jadwal keberangkatan.
Karena itu, berikan jeda waktu sebelum cut-off. Jangan mengatur supplier agar barang tiba tepat pada hari terakhir penerimaan.
3. Waktu Penyimpanan Barang di Gudang Bertambah
Barang yang sudah datang lebih awal perlu tetap berada di gudang sampai Anda menentukan langkah berikutnya.
Jika supplier terakhir hanya terlambat sebentar, kondisi ini mungkin tidak menjadi persoalan besar. Namun, waktu tunggu dapat bertambah jika supplier belum memiliki tanggal pengiriman yang pasti.
Karena itu, ketika menggunakan jasa forwarder china, pahami juga ketentuan penyimpanan barang di gudang.
Cari tahu:
- berapa lama barang dapat disimpan;
- kapan masa penyimpanan mulai dihitung;
- apakah terdapat batas tertentu;
- apakah ada biaya setelah melewati periode penyimpanan;
- bagaimana ketentuan untuk barang besar atau jumlah koli yang banyak.
Informasi tersebut membantu Anda menghitung apakah menunggu supplier terakhir masih menjadi pilihan yang efisien.
4. Stok di Indonesia Bisa Terlambat Terisi
Keterlambatan supplier tidak hanya berdampak pada proses logistik di China. Dampaknya dapat berlanjut hingga pengelolaan stok di Indonesia.
Jika proses menunggu terlalu lama, stok produk di Indonesia dapat habis sebelum pengiriman berikutnya tiba.
Akibatnya, bisnis berisiko kehilangan penjualan meskipun barang sebenarnya sudah siap di China. Karena itu, jangan hanya mempertimbangkan biaya pengiriman ketika memutuskan untuk menunggu.
Pertimbangkan juga nilai barang yang tertahan dan seberapa cepat Anda membutuhkannya di Indonesia.
5. Modal Usaha Ikut Tertahan
Barang yang sudah dibayar tetapi belum dapat dijual berarti modal masih berada di dalam rantai pasok.
Semakin lama pengiriman tertunda, semakin lama pula bisnis menunggu barang tersebut berubah menjadi penjualan.
Hal ini semakin penting jika nilai pembelian cukup besar.
Sebagai contoh, barang senilai puluhan juta rupiah sudah selesai dan berada di gudang. Namun, seluruh batch tertahan karena satu pesanan kecil dari supplier lain belum datang.
Dalam situasi seperti ini, menunggu hanya demi menggabungkan semua barang belum tentu menjadi keputusan yang paling menguntungkan.
Hitung bukan hanya ongkos cargo, tetapi juga dampaknya terhadap perputaran modal.
6. Rencana Konsolidasi Mungkin Perlu Diubah
Konsolidasi memang membantu menggabungkan barang dari beberapa supplier dalam satu pengiriman. Namun, konsolidasi tidak berarti semua barang harus selalu menunggu hingga pesanan terakhir tiba.
Jika keterlambatan sudah terlalu panjang, Anda dapat mempertimbangkan memisahkan pengiriman.
Cara tersebut dapat menjaga barang yang sudah siap tetap bergerak tanpa harus membatalkan manfaat konsolidasi sepenuhnya.
Pilihan ini terutama berguna bagi bisnis yang rutin melakukan import dari China.
Daripada menunggu semua pesanan sempurna dalam satu batch, Anda dapat menggunakan jadwal pengiriman yang lebih teratur.
Apa yang Harus Dilakukan Saat Supplier Mulai Terlambat?
Jangan menunggu tanpa informasi. Begitu supplier melewati jadwal yang dijanjikan, lakukan beberapa pengecekan.
Minta tanggal barang benar-benar siap
Tanyakan kapan barang selesai diproduksi dan kapan supplier menyerahkannya kepada kurir domestik.
Bedakan kedua tanggal tersebut.
Barang “selesai produksi” belum berarti sudah menuju gudang forwarder.
Minta nomor resi setelah barang dikirim
Nomor resi membantu Anda memastikan paket memang sudah bergerak.
Jika supplier mengaku barang sudah dikirim tetapi belum memberikan resi, minta bukti pengiriman agar statusnya lebih jelas.
Informasikan perubahan jadwal kepada forwarder
Jika barang merupakan bagian dari konsolidasi, sampaikan perkiraan kedatangannya kepada jasa forwarder china.
Dengan informasi tersebut, Anda dapat mengecek apakah barang masih sempat mengikuti batch yang direncanakan.
Tentukan batas waktu menunggu
Jangan membiarkan keputusan terbuka tanpa batas.
Misalnya, Anda memutuskan menunggu hingga tanggal 12. Jika supplier belum mengirim sampai tanggal tersebut, barang lain diberangkatkan terlebih dahulu.
Aturan sederhana ini membuat keputusan lebih objektif.
Bedakan Supplier “Terlambat” dan Supplier yang Belum Memberikan Kepastian
Tidak semua keterlambatan memiliki tingkat risiko yang sama.
Supplier yang berkata:
- Produksi selesai tanggal 10, barang dikirim tanggal 11, dan nomor resi diberikan setelah pickup.
Masih memberikan informasi yang dapat Anda gunakan untuk membuat keputusan.
Sebaliknya, Anda perlu lebih berhati-hati jika supplier terus memberi jawaban seperti:
- Besok selesai.
- Sedang diproses.
- Segera kami kirim.
- Tunggu beberapa hari lagi.
Tanpa tanggal atau perkembangan yang jelas semakin tidak pasti jadwal supplier, semakin berisiko menahan barang lain hanya untuk menunggunya.
Jasa Forwarder China Membantu Mengatur Dampak Keterlambatan
Forwarder tidak mengendalikan waktu produksi supplier, tetapi dapat membantu Anda mengelola dampak setelah barang mulai bergerak menuju gudang.
Dengan jasa forwarder china, Anda dapat mencocokkan barang yang sudah masuk, mengetahui pesanan mana yang masih belum tiba, mengatur konsolidasi, serta menentukan apakah suatu batch masih layak menunggu.
Informasi tersebut penting terutama ketika Anda membeli dari banyak supplier sekaligus.
Misalnya, dari delapan supplier, tujuh sudah lengkap. Dengan mengetahui kondisi barang di gudang dan jadwal pengiriman yang tersedia, Anda dapat memutuskan apakah menunggu supplier terakhir atau memberangkatkan tujuh pesanan terlebih dahulu.
Jadi, peran forwarder bukan membuat supplier bekerja lebih cepat, melainkan membantu menjaga proses pengiriman tetap terencana ketika jadwal supplier berubah.
Keterlambatan Satu Supplier Tidak Harus Menahan Semua Barang
Supplier yang terlambat memang dapat mempengaruhi konsolidasi, tetapi Anda tidak harus selalu menunggu.
Pertama, cari tahu penyebab keterlambatannya. Kemudian, minta tanggal pengiriman yang lebih pasti dan bandingkan dengan cut-off keberangkatan.
Setelah itu, pertimbangkan kondisi barang yang sudah berada di gudang, kebutuhan stok di Indonesia, masa penyimpanan, dan nilai modal yang masih tertahan.
Jika keterlambatan hanya sebentar, menunggu masih dapat menjadi pilihan yang efisien. Namun, apabila supplier belum memberi kepastian dan barang lain sudah siap, memisahkan batch dapat menjadi keputusan yang lebih masuk akal.
Dengan koordinasi supplier dan jasa forwarder china yang baik, perubahan jadwal tidak harus membuat seluruh proses import ikut berhenti.
