Pengiriman barang internasional melibatkan proses yang lebih panjang dibandingkan pengiriman dalam negeri. Barang tidak hanya perlu dipindahkan dari lokasi pengirim menuju penerima, tetapi juga harus melewati proses administrasi, pergudangan, pengangkutan, hingga pemeriksaan kepabeanan.
Dalam satu pengiriman, pemilik barang mungkin perlu berkomunikasi dengan supplier, perusahaan pelayaran, maskapai kargo, pengelola gudang, petugas pelabuhan, agen kepabeanan, dan penyedia transportasi darat. Banyaknya pihak yang terlibat dapat membuat proses pengiriman sulit dikendalikan apabila tidak dikoordinasikan dengan baik.
Di sinilah forwarder memiliki peran penting. Forwarder membantu menghubungkan setiap pihak yang terlibat agar barang dapat bergerak dari lokasi asal menuju tujuan secara lebih terencana.
Apa Itu Forwarder dalam Pengiriman Barang?
Forwarder atau freight forwarder adalah pihak yang mengatur dan mengoordinasikan pengiriman barang atas nama pemilik barang. Forwarder tidak selalu memiliki kapal, pesawat, atau kendaraan sendiri. Namun, mereka bekerja sama dengan berbagai penyedia transportasi untuk menyusun proses pengiriman yang sesuai dengan kebutuhan pelanggan.
Peran forwarder tidak terbatas pada pemesanan ruang kargo. Mereka juga dapat membantu merencanakan rute, memeriksa dokumen, mengatur konsolidasi barang, memantau perjalanan, dan mengoordinasikan proses pengiriman sampai ke alamat tujuan.
Karena itu, forwarder lebih tepat dipahami sebagai pengelola rangkaian logistik daripada sekadar perusahaan pengangkutan.
Peran Forwarder dalam Pengiriman Barang Internasional
Setiap pengiriman memiliki karakteristik yang berbeda. Jenis barang, jumlah muatan, negara asal, negara tujuan, anggaran, dan kebutuhan waktu dapat memengaruhi metode pengiriman yang digunakan.
Forwarder membantu menyatukan seluruh kebutuhan tersebut ke dalam rencana pengiriman yang lebih terstruktur. Berikut beberapa peran utamanya.
1. Merencanakan Metode Pengiriman
Pemilik barang dapat memilih pengiriman melalui laut, udara, atau kombinasi beberapa moda transportasi. Masing-masing metode memiliki kelebihan dan keterbatasan.
Pengiriman laut umumnya digunakan untuk barang berukuran besar atau dalam jumlah banyak. Sementara itu, pengiriman udara lebih sesuai untuk barang yang membutuhkan waktu pengiriman lebih singkat.
Forwarder akan mempertimbangkan beberapa faktor sebelum merekomendasikan metode pengiriman, seperti:
- ukuran dan berat barang;
- karakteristik produk;
- lokasi pengambilan;
- alamat tujuan;
- kebutuhan waktu;
- serta anggaran pengiriman.
Dengan perencanaan yang tepat, pemilik barang dapat menghindari penggunaan metode yang terlalu mahal atau tidak sesuai dengan jenis muatannya.
2. Mengoordinasikan Pihak yang Terlibat
Proses pengiriman internasional tidak hanya melibatkan pengirim dan penerima. Ada banyak pihak lain yang memiliki tanggung jawab berbeda pada setiap tahap pengiriman.
Forwarder dapat berkomunikasi dengan supplier untuk mengatur jadwal pengambilan barang. Setelah itu, mereka berkoordinasi dengan gudang, perusahaan transportasi, pengelola pelabuhan, hingga pihak yang menangani pengiriman akhir.
Koordinasi ini penting karena keterlambatan pada satu tahap dapat memengaruhi seluruh jadwal pengiriman. Sebagai contoh, barang yang terlambat masuk ke gudang konsolidasi dapat tertinggal dari jadwal keberangkatan kapal.
Forwarder membantu memastikan informasi mengenai jadwal, jumlah barang, dokumen, dan lokasi tujuan diterima oleh pihak yang tepat.
3. Membantu Pemeriksaan Dokumen Pengiriman
Dokumen menjadi bagian penting dalam kegiatan perdagangan internasional. Informasi pada dokumen harus sesuai dengan kondisi barang yang dikirim.
Beberapa dokumen yang umum digunakan dalam pengiriman internasional meliputi:
- commercial invoice;
- packing list;
- bill of lading untuk pengiriman laut;
- airway bill untuk pengiriman udara;
- dokumen asal barang;
- serta dokumen pendukung sesuai jenis produk.
Forwarder dapat membantu memeriksa kelengkapan informasi sebelum barang diberangkatkan. Pemeriksaan ini diperlukan untuk mengurangi risiko perbedaan data mengenai nama barang, jumlah kemasan, berat, nilai barang, atau identitas penerima.
Meskipun demikian, pemilik barang tetap perlu memberikan informasi produk secara jujur dan akurat. Forwarder mengelola proses berdasarkan data yang diberikan oleh pengirim atau supplier.
4. Mengatur Konsolidasi Barang
Tidak semua pengiriman memiliki muatan yang cukup untuk menggunakan satu kontainer penuh. Pelaku usaha kecil dan menengah sering kali hanya mengirim beberapa karton atau sebagian ruang kontainer.
Dalam kondisi tersebut, forwarder dapat mengatur konsolidasi barang. Barang dari beberapa pengirim ditempatkan dalam satu kontainer, kemudian dikirim menuju negara tujuan dengan jadwal yang sama.
Sistem ini dikenal sebagai Less than Container Load atau LCL. Konsolidasi memungkinkan pemilik barang menggunakan sebagian kapasitas kontainer tanpa harus membayar satu kontainer secara penuh.
Forwarder berperan dalam menerima barang di gudang, mencatat muatan, mengelompokkan pengiriman, menyiapkan proses pemuatan, serta mengatur pembongkaran ketika barang tiba.
5. Mendukung Proses Kepabeanan
Barang yang masuk atau keluar dari suatu negara harus melalui prosedur kepabeanan. Pemeriksaan dapat mencakup klasifikasi barang, nilai transaksi, dokumen pendukung, izin tertentu, serta ketentuan impor atau ekspor.
Forwarder membantu mengoordinasikan dokumen dan informasi yang dibutuhkan untuk proses tersebut. Apabila pengurusan kepabeanan dilakukan oleh pihak lain, forwarder akan menghubungkan pemilik barang dengan agen atau mitra yang menangani proses customs clearance.
Peran ini tidak berarti setiap barang pasti dapat diimpor. Beberapa produk memiliki pembatasan, memerlukan izin khusus, atau tidak dapat dikirim melalui jalur tertentu. Oleh karena itu, pemilik barang sebaiknya memeriksa ketentuan produk sebelum melakukan pembelian.
6. Memantau Perjalanan Barang
Setelah diberangkatkan, pemilik barang perlu mengetahui perkembangan pengirimannya. Forwarder membantu menyediakan informasi mengenai status muatan berdasarkan data dari perusahaan pelayaran, maskapai, gudang, atau mitra transportasi.
Informasi yang disampaikan dapat mencakup:
- barang sudah diterima di gudang;
- barang sedang menunggu jadwal keberangkatan;
- kapal atau pesawat telah berangkat;
- barang sudah tiba di negara tujuan;
- proses pemeriksaan sedang berlangsung;
- atau barang sedang dikirim ke alamat penerima.
Pemantauan membantu pemilik usaha merencanakan persediaan, penjualan, dan distribusi. Namun, jadwal pengiriman tetap dapat berubah karena kondisi cuaca, kepadatan pelabuhan, pemeriksaan, perubahan jadwal transportasi, atau faktor operasional lainnya.
7. Menangani Kendala Selama Pengiriman
Tidak semua pengiriman berjalan persis sesuai rencana. Barang dapat mengalami keterlambatan, perubahan jadwal, ketidaksesuaian dokumen, atau kendala saat pemeriksaan.
Ketika terjadi masalah, forwarder menjadi penghubung antara pemilik barang dan pihak yang menangani muatan. Forwarder mengumpulkan informasi, menjelaskan penyebab kendala, lalu membantu menentukan tindakan yang perlu dilakukan.
Sebagai contoh, jika terdapat informasi yang kurang pada packing list, forwarder dapat meminta supplier memperbarui dokumen. Apabila jadwal kapal berubah, forwarder dapat memberikan informasi keberangkatan terbaru atau mempertimbangkan jadwal alternatif.
Kemampuan menangani kendala menjadi salah satu alasan pengalaman forwarder penting dalam pengiriman internasional.
8. Mengoordinasikan Pengiriman ke Tujuan Akhir
Perjalanan barang tidak selalu selesai ketika muatan tiba di pelabuhan atau bandara. Barang masih perlu dibongkar, diperiksa, dikeluarkan dari area penyimpanan, dan dikirim menuju gudang atau alamat penerima.
Forwarder dapat mengatur proses pengiriman akhir dengan penyedia transportasi darat. Dalam layanan door to door, koordinasi dilakukan sejak barang diambil dari lokasi asal hingga diterima di alamat tujuan.
Dengan sistem tersebut, pemilik barang tidak perlu mencari penyedia transportasi yang berbeda untuk setiap tahap perjalanan.
Bagaimana Alur Kerja Forwarder?
Secara umum, proses kerja forwarder dimulai ketika pelanggan memberikan informasi mengenai barang yang akan dikirim. Informasi tersebut biasanya mencakup jenis produk, jumlah kemasan, ukuran, berat, lokasi supplier, dan alamat tujuan.
Setelah memperoleh data tersebut, forwarder akan menyusun pilihan metode pengiriman. Pelanggan kemudian dapat mempertimbangkan pilihan berdasarkan kebutuhan biaya dan waktu.
Barang selanjutnya dikirim atau diambil menuju gudang asal. Di gudang, muatan dicatat, diperiksa secara umum, dan dipersiapkan untuk diberangkatkan. Apabila menggunakan sistem konsolidasi, barang akan digabungkan dengan muatan milik pengirim lain.
Forwarder kemudian mengatur pemesanan ruang kargo, keberangkatan, dokumen, dan koordinasi dengan mitra di negara tujuan. Setelah proses kedatangan dan kepabeanan selesai, barang diteruskan menuju penerima.
Rincian alur dapat berbeda berdasarkan negara, jenis barang, metode transportasi, dan cakupan layanan yang dipilih.
Perbedaan Forwarder dengan Ekspedisi
Forwarder dan ekspedisi sama-sama terlibat dalam pemindahan barang, tetapi keduanya dapat memiliki ruang lingkup yang berbeda.
Ekspedisi umumnya berfokus pada pengangkutan barang dari satu lokasi menuju lokasi lain, terutama untuk pengiriman domestik. Sementara itu, forwarder mengoordinasikan rangkaian pengiriman yang dapat melibatkan lebih dari satu perusahaan transportasi dan lebih dari satu negara.
Forwarder juga lebih sering menangani kebutuhan seperti konsolidasi, pemesanan ruang kapal atau pesawat, koordinasi dokumen, pergudangan, dan proses kepabeanan.
Namun, batas antara keduanya tidak selalu sama pada setiap perusahaan. Beberapa perusahaan ekspedisi juga menyediakan layanan internasional, sedangkan beberapa forwarder menawarkan pengiriman domestik sebagai bagian dari layanan terpadu.
Karena itu, pemilik barang perlu memeriksa cakupan layanan, bukan hanya melihat nama atau kategori perusahaannya.
Kapan Bisnis Membutuhkan Forwarder?
Forwarder dapat dibutuhkan ketika proses pengiriman melibatkan banyak pihak atau tahapan yang sulit ditangani secara mandiri.
Pelaku usaha dapat mempertimbangkan menggunakan forwarder saat:
- membeli barang dari supplier luar negeri;
- mengirim muatan melalui laut atau udara;
- menggunakan sistem LCL atau FCL;
- membutuhkan penyimpanan sementara;
- memiliki pengiriman dari beberapa supplier;
- atau memerlukan koordinasi sampai ke alamat tujuan.
Penggunaan forwarder juga dapat membantu bisnis yang belum memiliki tim logistik internasional. Dengan begitu, perusahaan dapat tetap fokus pada pembelian, pemasaran, persediaan, dan penjualan produk.
Hal yang Perlu Disiapkan Sebelum Menghubungi Forwarder
Agar forwarder dapat memberikan pilihan pengiriman yang tepat, pemilik barang perlu menyiapkan informasi secara lengkap.
Pastikan Anda mengetahui nama dan jenis produk, jumlah barang, ukuran kemasan, berat, nilai transaksi, lokasi supplier, dan alamat tujuan. Sampaikan juga apabila barang mengandung baterai, cairan, bahan kimia, magnet, mesin, atau komponen tertentu.
Jangan menyembunyikan karakteristik produk untuk mendapatkan biaya yang lebih rendah. Informasi yang tidak sesuai dapat menyebabkan penolakan muatan, pemeriksaan tambahan, keterlambatan, atau biaya yang tidak direncanakan.
Semakin akurat data yang diberikan, semakin mudah forwarder menyusun metode pengiriman yang sesuai.
Forwarder Membantu Menyatukan Proses Logistik
Peran forwarder dalam pengiriman barang tidak hanya memindahkan muatan dari satu negara ke negara lain. Forwarder mengoordinasikan transportasi, gudang, dokumen, konsolidasi, kepabeanan, pemantauan, hingga pengiriman akhir.
Keberadaan forwarder membantu pemilik barang melihat seluruh perjalanan sebagai satu rangkaian yang terhubung. Dengan koordinasi yang baik, setiap pihak mengetahui tugas, jadwal, dan informasi yang dibutuhkan.
Bagi pelaku usaha yang sedang merencanakan pengiriman barang dari China ke Indonesia, Blastindo Cargo menyediakan informasi lebih lengkap mengenai layanan jasa forwarder China. Konsultasikan jenis, ukuran, dan kebutuhan pengiriman agar metode yang digunakan dapat disesuaikan dengan karakteristik barang.
