Bagi pemula, langkah awal impor barang dari China umumnya meliputi menentukan produk, mencari dan menyeleksi supplier, menghitung estimasi biaya, hingga menentukan skema pengiriman yang akan digunakan. Pembahasan lengkap mengenai tahapan tersebut dapat dibaca pada panduan lengkap import dari China.
Artikel ini secara khusus membahas satu tahap yang paling sering terlewat, yaitu persiapan dokumen dan legalitas. Harga barang yang murah dan supplier yang responsif belum cukup untuk menjamin proses impor berjalan lancar. Sebelum melakukan pembayaran atau meminta supplier mengirimkan barang, Anda perlu memastikan produk tersebut dapat masuk ke Indonesia dan seluruh dokumennya dapat disiapkan dengan benar.
Kesalahan pada deskripsi produk, jumlah barang, nilai transaksi, hingga klasifikasi barang dapat menimbulkan kendala ketika barang tiba di Indonesia. Karena itu, pengecekan legalitas sebaiknya dilakukan sejak sebelum transaksi, bukan setelah barang terlanjur dikirim.
Mengapa Legalitas Harus Diperiksa Sebelum Membayar Supplier?
Banyak pemula baru menanyakan izin dan dokumen setelah barang tiba di gudang China. Padahal, pada tahap tersebut Anda mungkin sudah membayar produk, ongkir lokal, dan biaya penyimpanan.
Apabila barang ternyata termasuk kategori yang dilarang, dibatasi, atau membutuhkan izin tertentu, pengiriman dapat tertunda. Anda juga mungkin perlu mengeluarkan biaya tambahan untuk melengkapi dokumen, mengubah metode pengiriman, atau mengembalikan barang kepada supplier.
Pengecekan sejak awal membantu Anda mengetahui:
- apakah barang dapat diimpor;
- apakah terdapat larangan atau pembatasan;
- dokumen apa saja yang dibutuhkan;
- bagaimana barang harus dideskripsikan;
- apakah diperlukan izin dari instansi tertentu;
- pihak mana yang bertanggung jawab mengurus proses kepabeanan.
Importir bertanggung jawab memastikan ketentuan larangan dan pembatasan telah dipenuhi. Bea Cukai juga menyarankan ketentuan tersebut dipahami sebelum barang dikirim atau dikapalkan.
Tentukan Skema Impor yang Akan Digunakan
Kebutuhan dokumen dapat berbeda tergantung cara Anda memasukkan barang ke Indonesia. Karena itu, tentukan terlebih dahulu apakah pengiriman akan dilakukan melalui impor mandiri atau menggunakan layanan forwarder.
Impor mandiri
Dalam skema impor mandiri, pemilik usaha mengatur proses impor atas nama badan usahanya sendiri. Importir perlu memastikan identitas usaha, akses kepabeanan, klasifikasi barang, perizinan, dokumen pengangkutan, pemberitahuan pabean, dan kewajiban pembayaran telah dipenuhi.
Skema ini memberikan kontrol yang lebih besar, tetapi membutuhkan pemahaman lebih mendalam mengenai regulasi dan prosedur kepabeanan.
Menggunakan jasa forwarder
Pada layanan forwarder, sebagian proses pengiriman dan administrasi dapat dibantu oleh penyedia jasa. Cakupan bantuannya dapat berbeda-beda, mulai dari penerimaan barang di gudang China, konsolidasi, pengangkutan, pengurusan kepabeanan, hingga pengantaran ke alamat tujuan.
Sebelum menggunakan layanan, tanyakan dengan jelas:
- siapa yang tercatat sebagai importir;
- dokumen apa yang harus diberikan pemilik barang;
- apakah tarif sudah mencakup pajak dan kepabeanan;
- kategori barang apa yang dapat diterima;
- bagaimana penanganan barang dengan izin khusus;
- siapa yang bertanggung jawab jika data supplier tidak sesuai;
- apakah tersedia bukti penerimaan dan data pengiriman.
Jangan menganggap penggunaan forwarder membuat semua jenis barang otomatis dapat masuk tanpa izin. Ketentuan tetap mengikuti jenis, fungsi, bahan, dan klasifikasi produknya.
Kumpulkan Informasi Produk Secara Lengkap
Sebelum mencari HS Code atau mengecek regulasi, Anda harus mengetahui produk secara detail. Nama umum seperti “alat elektronik”, “aksesori”, atau “perlengkapan rumah” biasanya belum cukup untuk menentukan klasifikasi barang.
Mintalah supplier memberikan informasi berikut:
- nama dan fungsi produk;
- bahan utama;
- komposisi produk;
- merek dan model;
- penggunaan produk;
- ukuran dan berat satuan;
- jumlah barang per karton;
- dimensi dan berat karton;
- sumber daya atau jenis baterai;
- foto produk dan kemasan;
- katalog atau spesifikasi teknis;
- negara asal barang.
Untuk produk mesin atau elektronik, mintalah lembar spesifikasi, daya, tegangan, fungsi setiap komponen, dan cara penggunaannya. Untuk produk berbahan kimia, cairan, atau baterai, tanyakan juga dokumen keselamatan yang tersedia.
Semakin lengkap data produk, semakin kecil risiko penggunaan deskripsi atau klasifikasi yang keliru.
Cek HS Code Produk
HS Code adalah sistem klasifikasi barang yang digunakan dalam perdagangan internasional. Klasifikasi ini berpengaruh terhadap tarif bea masuk, pajak, dan ketentuan larangan atau pembatasan yang berlaku.
Jangan menentukan HS Code hanya berdasarkan nama produk yang digunakan supplier. Produk dengan bentuk serupa dapat memiliki klasifikasi berbeda apabila bahan, fungsi, atau penggunaannya berbeda.
Proses pengecekan sebaiknya dilakukan dengan tahapan berikut:
- Identifikasi fungsi utama produk
- Catat bahan dan komposisinya.
- Periksa apakah produk merupakan barang jadi, bagian, atau aksesori.
- Cocokkan spesifikasi dengan uraian klasifikasi barang.
- Pastikan ketentuan tarif dan perizinannya.
- Konsultasikan apabila terdapat lebih dari satu klasifikasi yang mungkin.
Dalam proses impor untuk dipakai, klasifikasi barang digunakan untuk menentukan pembebanan bea masuk dan pungutan terkait.
Periksa Ketentuan Larangan dan Pembatasan
Setelah memperoleh kemungkinan HS Code, periksa apakah produk termasuk barang larangan dan pembatasan atau lartas.
Pengecekan dapat dilakukan melalui portal resmi Indonesia National Single Window. Portal tersebut menjadi rujukan untuk melihat ketentuan lartas dan dokumen yang perlu dipenuhi berdasarkan klasifikasi produk.
Beberapa jenis barang yang perlu mendapatkan perhatian lebih antara lain:
- makanan dan minuman;
- kosmetik dan produk perawatan;
- obat, suplemen, dan alat kesehatan;
- perangkat telekomunikasi;
- produk dengan koneksi nirkabel;
- mainan dan perlengkapan anak;
- tekstil dan alas kaki tertentu;
- produk pertanian dan peternakan;
- bahan kimia;
- baterai dan barang berbahaya;
- mesin atau peralatan dalam kondisi tidak baru;
- produk yang menggunakan merek pihak lain.
Daftar tersebut bukan berarti semua produknya dilarang. Namun, Anda perlu mengecek apakah terdapat izin, laporan surveyor, standar teknis, rekomendasi, registrasi, atau persyaratan lainnya.
Kebijakan impor Indonesia dapat diperbarui berdasarkan jenis komoditas. Regulasi pokok mengenai kebijakan dan pengaturan impor juga telah mengalami perubahan pada 2025 dan 2026. Karena itu, lakukan pemeriksaan berdasarkan aturan yang berlaku ketika transaksi akan dilakukan.
Dokumen Utama dalam Proses Impor
Dokumen yang dibutuhkan dapat berbeda berdasarkan produk dan skema pengiriman. Namun, beberapa dokumen berikut umum digunakan dalam proses impor komersial.
1. Commercial invoice
Invoice berisi informasi transaksi antara pembeli dan supplier. Informasi yang biasanya dicantumkan meliputi:
- nama penjual dan pembeli;
- nomor serta tanggal invoice;
- deskripsi barang;
- jumlah barang;
- harga satuan;
- nilai total;
- mata uang;
- ketentuan penjualan;
- negara asal;
- informasi pembayaran.
Pastikan deskripsi dalam invoice cukup spesifik. Hindari keterangan terlalu umum seperti “sample”, “accessories”, “parts”, atau “gift” apabila tidak menggambarkan barang sebenarnya.
2. Packing list
Packing list menjelaskan susunan fisik pengiriman. Dokumen ini biasanya mencantumkan:
- jumlah karton atau kemasan;
- isi setiap karton;
- jumlah unit;
- berat bersih;
- berat kotor;
- dimensi kemasan;
- nomor atau tanda pada karton.
Jumlah pada packing list harus konsisten dengan invoice dan barang yang dikirim.
3. Bill of Lading atau Airway Bill
Bill of Lading digunakan pada pengiriman laut, sedangkan Airway Bill digunakan pada pengiriman udara. Dokumen ini memuat informasi pengangkutan, pihak pengirim, penerima, jumlah kemasan, serta titik asal dan tujuan.
4. Pemberitahuan Impor Barang
Untuk skema impor untuk dipakai, pengeluaran barang dilakukan menggunakan Pemberitahuan Impor Barang atau PIB. PIB disusun berdasarkan dokumen pelengkap pabean dan digunakan sebagai dasar pemenuhan kewajiban impor.
Penyampaian PIB dapat dilakukan oleh importir atau dikuasakan kepada Pengusaha Pengurusan Jasa Kepabeanan sesuai skema yang digunakan.
5. Dokumen izin atau pemenuhan lartas
Apabila barang termasuk kategori yang dibatasi, dokumen tambahan harus dipenuhi sebelum barang dapat dikeluarkan. Bentuk dokumennya bergantung pada kategori produk dan instansi yang mengaturnya.
Dokumen pelengkap pabean dapat meliputi invoice, packing list, Bill of Lading atau Airway Bill, dokumen identifikasi barang, dan dokumen pemenuhan persyaratan impor.
Pastikan Data Antar Dokumen Konsisten
Dokumen yang lengkap belum tentu benar apabila informasinya saling berbeda. Sebelum barang diberangkatkan, cocokkan setidaknya beberapa data berikut:
| Data yang diperiksa | Hal yang harus konsisten |
|---|---|
| Nama produk | Invoice, packing list, dan dokumen pengangkutan |
| Jumlah barang | Invoice, packing list, dan pesanan |
| Jumlah karton | Packing list dan dokumen pengangkutan |
| Berat barang | Packing list dan data gudang |
| Nilai transaksi | Invoice dan bukti pembayaran |
| Nama pengirim | Invoice dan dokumen pengangkutan |
| Nama penerima | Dokumen pengangkutan dan data importir |
| Negara asal | Invoice dan dokumen pendukung |
| Merek dan model | Invoice, spesifikasi, serta barang fisik |
Kesalahan Dokumen yang Sering Terjadi
Deskripsi barang terlalu umum
Keterangan yang tidak spesifik menyulitkan identifikasi dan klasifikasi barang. Gunakan deskripsi yang menjelaskan nama, bahan, fungsi, dan model produk.
Jumlah barang berbeda
Perbedaan jumlah antara invoice, packing list, dan barang fisik dapat menimbulkan pertanyaan ketika dilakukan pemeriksaan.
Nilai transaksi tidak sesuai
Gunakan nilai transaksi yang dapat dibuktikan. Simpan invoice, pesanan, bukti pembayaran, dan percakapan dengan supplier.
Berat dan jumlah karton tidak diperbarui
Supplier terkadang mengubah kemasan setelah invoice dibuat. Pastikan packing list diperbarui berdasarkan kondisi akhir.
Memesan sebelum mengecek lartas
Harga yang murah tidak memberikan keuntungan apabila barang tidak dapat dikirim atau memerlukan dokumen yang belum Anda miliki.
Pertanyaan kepada Forwarder Sebelum Mengirim Barang
Sebelum menyerahkan barang, tanyakan beberapa hal berikut:
- Apakah kategori produk dapat dikirim?
- Data produk apa yang harus diberikan?
- Apakah diperlukan foto, spesifikasi, atau lembar keselamatan?
- Apakah tarif sudah mencakup proses kepabeanan?
- Apakah terdapat biaya khusus berdasarkan kategori barang?
- Bagaimana jika jumlah atau ukuran aktual berbeda?
- Barang apa saja yang tidak dapat diterima?
- Apakah tersedia pemeriksaan atau repacking di gudang China?
- Bagaimana prosedur klaim jika barang rusak atau hilang?
- Dokumen apa yang akan diterima pelanggan?
Jawaban yang transparan membantu Anda memahami tanggung jawab masing-masing pihak sebelum pengiriman dimulai.
Kesimpulan
Persiapan impor tidak dimulai ketika barang tiba di pelabuhan, tetapi sejak Anda memilih produk. Informasi barang, HS Code, ketentuan lartas, invoice, packing list, dokumen pengangkutan, dan izin tambahan harus diperiksa sebelum supplier mengirimkan barang.
Hindari membeli hanya berdasarkan harga. Pastikan produk dapat masuk ke Indonesia dan seluruh dokumen dapat disiapkan secara konsisten.
Blastindo Cargo dapat membantu memeriksa kategori barang, menerima paket di gudang China, melakukan konsolidasi, serta mengatur pengiriman sesuai kebutuhan. Sampaikan nama produk, bahan, fungsi, jumlah, berat, dimensi, dan foto barang agar tim dapat memberikan arahan awal yang lebih akurat.
Konsultasikan kategori dan dokumen barang Anda
FAQ
Apakah semua barang dari China membutuhkan izin impor?
Tidak semua barang membutuhkan izin khusus. Persyaratannya bergantung pada jenis, bahan, fungsi, kondisi, dan klasifikasi produk. Pemeriksaan sebaiknya dilakukan melalui HS Code dan ketentuan lartas yang berlaku.
Apakah invoice dan packing list wajib sama?
Informasi penting seperti nama barang, jumlah, dan detail kemasan harus konsisten. Apabila terjadi perubahan kemasan atau jumlah, mintalah supplier memperbarui dokumen sebelum barang diberangkatkan.
Kapan HS Code sebaiknya diperiksa?
Pemeriksaan sebaiknya dilakukan sebelum pembayaran atau pemesanan dalam jumlah besar. Dengan demikian, Anda dapat mengetahui estimasi kewajiban serta kemungkinan izin yang diperlukan.
Apakah forwarder dapat menentukan izin suatu produk?
Forwarder dapat membantu memberikan arahan berdasarkan pengalaman dan informasi barang. Namun, ketentuan akhir tetap mengikuti klasifikasi produk dan regulasi dari instansi yang berwenang.
Apa yang terjadi jika produk termasuk barang lartas?
Barang hanya dapat dikeluarkan setelah persyaratan yang berlaku dipenuhi. Karena itu, dokumen dan izin sebaiknya disiapkan sebelum barang dikirim ke Indonesia.
