Bagi pelaku usaha yang baru mulai impor, proses pengiriman barang dari China ke Indonesia sering terlihat rumit. Barang tidak langsung berpindah dari pabrik ke alamat penerima. Sebelum tiba di Indonesia, barang perlu melewati gudang transit, proses pengecekan, pengamanan kemasan, administrasi ekspor, perjalanan internasional, kepabeanan, hingga distribusi domestik.
Meski tahapnya cukup banyak, sistem pengiriman ini sebenarnya berjalan secara terstruktur. Supplier mengurus produksi dan pengiriman awal di China. Sementara itu, forwarder membantu mengatur perjalanan barang dari gudang transit hingga sampai ke alamat tujuan di Indonesia.
Karena itu, importir tidak harus memahami seluruh proses teknis secara mendalam sejak awal. Namun, importir tetap perlu mengetahui alurnya agar dapat memberikan data barang dengan benar, berkomunikasi dengan supplier secara lebih jelas, dan menghindari kendala selama pengiriman.
Berikut penjelasan lengkap mengenai cara kerja sistem pengiriman barang dari China ke Indonesia.
Apa Peran Forwarder dalam Pengiriman Barang dari China ke Indonesia?
Forwarder bukan hanya pihak yang membawa barang dari satu negara ke negara lain. Dalam proses impor, forwarder berperan sebagai koordinator logistik yang menghubungkan supplier, gudang transit, transportasi internasional, pelabuhan atau bandara, proses kepabeanan, hingga pengiriman domestik.
Secara umum, forwarder membantu mengatur beberapa proses berikut:
- Memberikan alamat gudang transit di China dan marking code.
- Menerima barang dari supplier.
- Memeriksa jumlah koli, kondisi kemasan, berat, dan volume barang.
- Menyiapkan pengamanan atau repacking apabila diperlukan.
- Mengatur jadwal keberangkatan barang.
- Membantu proses administrasi ekspor dari China.
- Mengatur pengiriman melalui laut atau udara.
- Membantu penanganan dokumen dan proses kepabeanan di Indonesia.
- Mengirimkan barang dari gudang Indonesia ke alamat tujuan.
Dengan adanya forwarder, importir dapat lebih fokus pada pemilihan produk, komunikasi dengan supplier, dan strategi penjualan. Namun, importir tetap perlu memberikan informasi produk secara jujur dan lengkap, terutama terkait jenis barang, material, jumlah, merek, serta kebutuhan izin tertentu.
10 Tahap Alur Sistem Pengiriman Barang China – Indonesia
Tahap 1: Importir Menentukan Produk dan Menyiapkan Informasi Barang
Proses pengiriman sebenarnya sudah dimulai sebelum supplier menyerahkan barang ke ekspedisi. Pada tahap ini, importir perlu memahami produk yang akan dibeli dan menyiapkan detail barang secara lengkap.
Beberapa informasi yang sebaiknya dikumpulkan antara lain nama produk, jumlah unit, jumlah karton, perkiraan berat, ukuran kemasan, bahan produk, foto barang, serta nilai pembelian.
Selain itu, importir juga perlu mengetahui karakter barang tersebut. Produk elektronik, barang pecah belah, mesin, cairan, produk bermerek, atau barang dengan material tertentu dapat membutuhkan penanganan yang berbeda selama proses pengiriman.
Semakin lengkap informasi sejak awal, semakin mudah forwarder memberikan arahan terkait jalur pengiriman, kebutuhan packing, dan dokumen yang mungkin diperlukan.
Tahap 2: Forwarder Memberikan Alamat Gudang China dan Marking Code
Setelah importir siap melakukan pembelian, forwarder akan memberikan alamat gudang transit di China. Gudang ini biasanya berada di wilayah perdagangan dan logistik utama seperti Guangzhou, Yiwu, Shenzhen, Foshan, atau Ningbo.
Selain alamat gudang, forwarder juga akan memberikan marking code. Kode ini berfungsi sebagai identitas barang agar tim gudang dapat mengenali pemilik kiriman.
Contoh marking code:
- BLAST-01/JKT
- IMPORT-27/IDN
- CARGO-15/JAKARTA
Importir perlu mengirimkan alamat gudang dan marking code tersebut kepada supplier. Kemudian, supplier wajib menuliskan atau menempelkan kode pada bagian luar kardus dengan jelas.
Marking code sangat penting karena satu gudang dapat menerima banyak kiriman dari berbagai importir. Tanpa kode yang tepat, barang berisiko sulit ditemukan, terlambat dicatat, atau tercampur dengan kiriman lain.
Sebaiknya, importir juga meminta supplier mengirimkan foto kardus setelah marking code dipasang. Langkah ini membantu memastikan supplier telah mengikuti instruksi dengan benar.
Tahap 3: Supplier Mengirim Barang ke Gudang Transit di China
Setelah menerima alamat gudang, supplier akan mengirim barang menuju gudang transit forwarder. Pengiriman ini masih berlangsung di dalam wilayah China.
Supplier biasanya menggunakan ekspedisi lokal seperti ShunFeng, ZTO, YTO, STO, atau layanan pengiriman domestik lainnya. Setelah barang dikirim, importir sebaiknya meminta nomor resi dari supplier.
Nomor resi tersebut berguna untuk memantau pergerakan barang dari pabrik atau toko supplier menuju gudang transit. Selain itu, resi juga membantu importir dan forwarder melakukan pengecekan apabila barang belum tiba sesuai estimasi.
Apabila importir membeli produk dari beberapa supplier, seluruh barang dapat dikirim ke satu alamat gudang transit. Dengan begitu, proses pengelolaan pengiriman ke Indonesia menjadi lebih teratur.
Tahap 4: Gudang China Menerima dan Memeriksa Barang
Ketika barang tiba di gudang transit, tim operasional akan menerima kiriman dan mencocokkan marking code dengan data yang tersedia.
Setelah itu, tim gudang biasanya melakukan pemeriksaan awal, seperti menghitung jumlah karton, memeriksa kondisi luar kemasan, mencatat berat aktual, serta mengukur dimensi barang.
Pengukuran ini penting karena biaya pengiriman internasional dapat dipengaruhi oleh berat dan volume barang. Untuk pengiriman laut, perhitungan umumnya mempertimbangkan volume dalam meter kubik. Sementara itu, pengiriman udara dapat menggunakan berat aktual atau berat volumetrik.
Selain itu, tahap pengecekan juga membantu mengidentifikasi masalah sejak awal. Misalnya, kemasan sobek, karton penyok, jumlah koli kurang, atau marking code tidak terlihat jelas.
Apabila tim gudang menemukan kendala, forwarder dapat segera menghubungi importir untuk meminta konfirmasi sebelum barang masuk ke proses berikutnya.
Tahap 5: Penataan Kargo dan Persiapan Keberangkatan
Setelah barang diterima dan datanya tercatat, forwarder akan menyiapkan barang untuk jadwal keberangkatan internasional.
Pada tahap ini, tim operasional akan menata kargo berdasarkan rute pengiriman, jadwal kapal atau pesawat, karakter barang, serta kebutuhan keamanan selama perjalanan. Barang yang membutuhkan penanganan khusus juga akan dipisahkan atau diberi perlindungan tambahan.
Forwarder kemudian akan mengkoordinasikan ruang pengiriman dengan pihak transportasi internasional. Proses ini mencakup penjadwalan keberangkatan, penempatan barang, serta pencatatan data kargo untuk perjalanan dari China ke Indonesia.
Tahap ini menjadi penting karena jadwal pengiriman dapat berubah akibat kepadatan pelabuhan, perubahan jadwal kapal, kondisi cuaca, atau proses administrasi yang belum selesai.
Tahap 6: Repacking dan Pengamanan Barang
Sebelum barang berangkat, forwarder biasanya mengevaluasi kualitas kemasan dari supplier. Jika kemasan dinilai kurang kuat, forwarder dapat menawarkan repacking atau packing tambahan.
Jenis perlindungan yang digunakan dapat berupa bubble wrap, karton tambahan, karung, pallet, peti kayu, atau packing kayu. Pilihan packing biasanya disesuaikan dengan karakter produk.
Contohnya, barang seperti kaca, keramik, elektronik, mesin, spare part, furnitur, dan barang dengan bentuk tidak beraturan sering membutuhkan perlindungan lebih baik.
Meskipun packing tambahan dapat menambah biaya, langkah ini membantu mengurangi risiko kerusakan ketika barang dipindahkan dari gudang ke pelabuhan, dimuat ke kapal atau pesawat, serta dibongkar saat tiba di Indonesia.
Tahap 7: Export Clearance Sebelum Barang Keluar dari China
Sebelum barang meninggalkan China, kargo perlu melewati proses export clearance. Tahap ini memastikan bahwa barang dapat keluar dari wilayah pabean China sesuai prosedur yang berlaku.
Dalam proses ini, pihak eksportir atau agen yang menangani pengiriman akan menyiapkan data dan dokumen yang diperlukan untuk keberangkatan barang. Dokumen tersebut dapat mencakup informasi produk, jumlah barang, nilai transaksi, data pengirim, serta data penerima.
Selain itu, otoritas terkait juga dapat melakukan pengecekan terhadap kesesuaian data barang dan dokumen pengiriman. Jika terdapat data yang tidak cocok atau dokumen belum lengkap, jadwal keberangkatan dapat tertunda.
Karena itu, importir perlu memberikan informasi barang secara akurat sejak awal. Nama produk, jumlah karton, material, serta nilai transaksi harus sesuai dengan kondisi barang yang sebenarnya.
Tahap 8: Pengiriman Internasional melalui Laut atau Udara
Setelah export clearance selesai dan jadwal keberangkatan tersedia, barang akan mulai dikirim dari China ke Indonesia.
Untuk barang berukuran besar, berat, atau membutuhkan biaya pengiriman yang lebih efisien, pengiriman laut biasanya menjadi pilihan utama. Barang akan dikirim melalui pelabuhan di China menuju pelabuhan tujuan di Indonesia.
Sementara itu, pengiriman udara lebih cocok untuk barang yang membutuhkan waktu lebih cepat. Jalur ini sering digunakan untuk sampel produk, aksesoris, elektronik kecil, produk fashion, atau barang bernilai tinggi.
Durasi perjalanan dapat berbeda tergantung kota asal, jenis jalur pengiriman, rute, jadwal keberangkatan, kondisi cuaca, serta kepadatan di pelabuhan atau bandara.
Karena itu, importir sebaiknya menggunakan estimasi waktu pengiriman sebagai acuan perencanaan stok, bukan sebagai jadwal yang benar-benar pasti.
Tahap 9: Customs Clearance dan Pengeluaran Barang di Indonesia
Ketika kapal atau pesawat tiba di Indonesia, barang akan masuk ke kawasan pabean. Pada tahap ini, barang belum dapat langsung dikirim ke alamat penerima.
Pihak terkait akan memeriksa dokumen impor seperti Commercial Invoice, Packing List, Bill of Lading untuk pengiriman laut, atau Airway Bill untuk pengiriman udara. Selain itu, proses ini juga dapat melibatkan klasifikasi barang berdasarkan HS Code, perhitungan Bea Masuk, serta Pajak Dalam Rangka Impor atau PDRI.
Setelah seluruh administrasi selesai dan barang memperoleh persetujuan pengeluaran, forwarder akan mengatur proses perpindahan barang dari pelabuhan atau bandara menuju gudang domestik.
Ketelitian pada tahap ini sangat penting. Data yang tidak sesuai dapat memperlambat proses clearance dan memengaruhi jadwal pengiriman akhir.
Tahap 10: Penyortiran dan Pengiriman ke Alamat Tujuan
Setelah barang keluar dari kawasan pabean, forwarder akan membawa kargo ke gudang domestik untuk proses penerimaan dan penyortiran.
Tim gudang akan mencocokkan barang dengan marking code masing-masing pemilik. Setelah itu, mereka akan memisahkan karton, paket, atau koli berdasarkan alamat tujuan.
Selanjutnya, barang dimuat ke armada transportasi darat seperti truk, mobil box, atau ekspedisi lokal. Barang kemudian dikirim menuju rumah, toko, kantor, gudang, atau lokasi usaha penerima.
Tahap terakhir ini dikenal sebagai last-mile delivery. Ketika barang tiba, importir sebaiknya langsung memeriksa jumlah koli, kondisi kemasan, dan kesesuaian barang dengan pesanan.
Apabila terdapat kerusakan atau kekurangan, importir perlu segera mendokumentasikan kondisi barang dan menghubungi pihak terkait agar proses tindak lanjut dapat dilakukan lebih cepat.
Kesimpulan
Sistem pengiriman barang dari China ke Indonesia melibatkan sejumlah tahap yang saling terhubung. Prosesnya dimulai dari persiapan data barang, pemberian alamat gudang dan marking code, pengiriman dari supplier, pemeriksaan di gudang China, persiapan keberangkatan, pengamanan kemasan, export clearance, perjalanan internasional, customs clearance, hingga distribusi ke alamat tujuan.
Dengan memahami setiap tahap tersebut, importir dapat berkomunikasi lebih baik dengan supplier dan forwarder. Selain itu, importir juga dapat mempersiapkan anggaran, stok, serta jadwal penjualan dengan lebih realistis.
Bagi Anda yang membutuhkan pengiriman barang dari China secara lebih terarah, gunakan layanan jasa forwarder China untuk membantu mengatur proses logistik dari gudang supplier hingga barang tiba di alamat tujuan di Indonesia.
